RODO ma na celu wzmocnienie ochrony prywatności i praw jednostek, regulując sposób zbierania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych. Jednak pomimo dobroczynnych celów RODO, wdrażanie tego rozporządzenia niesie ze sobą liczne wyzwania i pułapki. W tym artykule przyjrzymy się bliżej temu, czym dokładnie jest RODO i jakie są najczęstsze błędy popełniane podczas próby jego wdrożenia.

Czym jest RODO?

RODO to skrót od Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych. Jest to unijne rozporządzenie, które weszło w życie 25 maja 2018 roku i ma na celu zwiększenie ochrony danych osobowych obywateli Unii Europejskiej. RODO zastąpiło dyrektywę o ochronie danych osobowych i ma zastosowanie w całej Unii Europejskiej, co oznacza, że ma wpływ na organizacje i firmy na terenie całej UE. Konsekwencją nowych przepisów RODO jest też powstanie instytucji, jaką jest Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Główne cele RODO to:

• Ochrona danych osobowych – rozporządzenie ma na celu zabezpieczenie danych osobowych przed nielegalnym przetwarzaniem, utratą, kradzieżą lub naruszeniem.
• Zwiększenie praw jednostek – system ochrony danych osobowych nadaje osobom prawo do kontroli nad swoimi danymi osobowymi, w tym prawo dostępu do swoich danych, ich poprawiania, usuwania oraz przenoszenia.
• Obowiązek zgłaszania naruszeń – organizacje, które przetwarzają dane osobowe, muszą zgłosić naruszenia ochrony danych w odpowiednim terminie i w określony sposób.
• Unifikacja przepisów – RODO ma na celu unifikację przepisów dotyczących ochrony danych osobowych w całej UE, co ułatwia firmom działających na jednolitym rynku europejskim przestrzeganie jednolitych standardów.

Jakie są najczęstsze błędy przy wdrażaniu RODO?

Wdrażanie Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych (RODO) może być skomplikowane, a popełnienie błędów może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi oraz finansowymi dla organizacji. Jednym z najczęstszych błędów jest myślenie, że osoba, która prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, nie musi przestrzegać zasad RODO. Poznaj kilka kolejnych błędów, jakie popełniane są przy wdrażaniu RODO!

Brak świadomości i szkolenia

Brak świadomości przepisów RODO wśród pracowników i brak odpowiedniego szkolenia może prowadzić do nieumyślnego naruszenia przepisów. Każdy pracownik, który przetwarza dane osobowe, powinien zrozumieć podstawowe zasady ochrony danych osobowych i wiedzieć, jakie działania podejmować, aby ich przestrzegać.

Niezgodność z przepisami RODO

Wiele organizacji, które mają obowiązek informacyjny, błędnie interpretuje przepisy RODO lub źle je wdraża. To może prowadzić do błędów w kwestiach takich jak zgoda na przetwarzanie danych, przechowywanie danych czy procedury związane z naruszeniem danych.

Brak aktualizacji dokumentacji

Organizacje muszą regularnie aktualizować swoje dokumenty i polityki związane z ochroną danych osobowych. Brak aktualizacji może prowadzić do niezgodności z obowiązującymi przepisami.

Brak odpowiednich zabezpieczeń danych

RODO nakłada na organizacje obowiązek odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych. Brak odpowiednich środków ochrony może prowadzić do naruszeń i wycieków danych.

Brak reakcji na naruszenia danych

Wdrożenie RODO nakłada na organizacje obowiązek zgłaszania naruszeń danych w odpowiednim terminie. Brak reakcji na naruszenia może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.

Kto ma obowiązek informacyjny o ochronie danych osobowych?

Obowiązek informacyjny o ochronie danych osobowych w kontekście Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych (RODO) spoczywa na „administratorze danych". Tą osobą jest podmiot lub organizacja, który decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. Oznacza to, że to administrator danych jest odpowiedzialny za dostarczenie informacji osobom, których dane dotyczą.

Oprócz tego administrator danych ma obowiązek zapewnić osobom, których dane przetwarza, klarowne i zrozumiałe informacje na temat przetwarzania ich danych osobowych. Mogą być zawarte w tzw. klauzuli informacyjnej lub polityce prywatności.

Klauzula informacyjna powinna zawierać takie informacje jak:

• cel przetwarzania danych,
• podstawy prawne przetwarzania danych,
• okres przechowywania danych,
• prawa jednostek,
• dane kontaktowe do administratora danych osobowych,
• informacje dotyczące przekazywania danych.

Obowiązek informacyjny ma na celu zapewnienie przejrzystości i uczciwości w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz zapewnienie osobom, których dane dotyczą, pełnej wiedzy na temat tego, jakie informacje są zbierane o nich i w jaki sposób są przetwarzane.

Co, jeśli firma nie wywiązuje się z obowiązku informacyjnego? Najczęstsze kary

Jeśli firma nie wywiązuje się z obowiązku informacyjnego zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych (RODO), może być narażona na różnego rodzaju kary i sankcje. Najczęstsze kary obejmują:

Kary finansowe

Inspektorzy ochrony danych (IOD) lub odpowiednie organy nadzoru w państwach członkowskich Unii Europejskiej mają prawo nałożenia kar finansowych na firmy, które naruszają przepisy RODO. Kary te mogą wynosić nawet do 20 milionów euro lub 4% całkowitego rocznego światowego obrotu firmy (w zależności od tego, która kwota jest wyższa).

Upomnienia i ostrzeżenia

Organ nadzoru może wysłać firmie upomnienie lub ostrzeżenie, aby przestrzegała przepisów RODO i dostosowała swoje działania do nich.

Zobowiązania do poprawy

Firmy, które naruszają przepisy RODO, mogą zostać zobowiązane do wprowadzenia konkretnych działań w celu poprawy swoich praktyk związanych z ochroną danych osobowych.

Tymczasowy lub stały zakaz przetwarzania danych

Organ nadzoru może nałożyć na firmę zakaz przetwarzania danych osobowych, co może znacząco wpłynąć na jej zdolność do prowadzenia działalności.

Wysokie koszty związane z procesem regulacyjnym

Proces regulacyjny związany z naruszeniem RODO może wiązać się z wysokimi kosztami związanymi z dochodzeniem, audytami i zobowiązaniami prawnymi.

Utrata zaufania klientów

Jeśli firma narusza ochronę danych osobowych, może to prowadzić do utraty zaufania klientów i partnerów biznesowych, co może mieć negatywny wpływ na jej reputację i wyniki finansowe.

Skorzystaj z naszego kursu błędy przy wdrażaniu RODO  i poznaj możliwości jakie daje kurs BHP online.