Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadziła do Kodeksu pracy pracę zdalną. Nowe przepisy, które dotyczą pracy zdalnej, obowiązują od dnia 7 kwietnia 2023 r.  O czym powinni pamiętać pracodawcy i pracownicy?

BHP a praca zdalna – o czym należy pamiętać?

Wcześniej w Kodeksie pracy była ujęta wyłącznie tzw. telepraca, nie było to jednak tożsame z pracą zdalną. Wprowadzenie aktualizacji sprowokowała obecna sytuacja na rynku pracy — z powodu pandemii wiele firm wprowadziło tzw. home office. Przed jej wprowadzeniem, należy się zastanowić, czy wykonywanie pracy zdalnej w danym zakładzie jest w ogóle możliwe. Zasady jej wykonywania powinny zostać zawarte w regulaminie pracy zdalnej, jeżeli np. w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem. W dokumentach powinny być ujęte na przykład sposoby zgłaszania chęci wykonywania pracy zdalnej, zasady BHP i ergonomii, a także zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych.

Praca zdalna a BHP. Zmiany w Kodeksie Pracy

Art.  6718 Kodeksu pracy wprowadza pojęcie pracy zdalnej. Przez pracę zdalną należy rozumieć pracę wykonywaną:

• na polecenie pracodawcy;
• przez oznaczony czas określony poleceniem pracodawcy lub czasem trwania stanu epidemii;
• poza miejscem stałego jej wykonywania;
• polegającą na pracy przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczącej wykonywania części wytwórczych bądź usług materialnych, w zakresie określonym w umowie o pracę

Informacje zawierające zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej

Pracownik potwierdza w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Ponadto zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Kontrole pracodawcy a praca zdalna

Pracodawca natomiast może przeprowadzić kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie BHP. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju.

Poza tym nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Gdzie określa się zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przy pracy zdalnej?

Zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a także zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, pracodawca określa w wewnętrznym regulaminie pracy zdalnej.

Co będzie mógł skontrolować pracodawca?

Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Zakres stosowania przepisów BHP w przypadku pracy zdalnej

Pracownik ma obowiązek niezwłocznie poinformować pracodawcę (w sposób przyjęty u danego pracodawcy) o każdym wypadku podczas wykonywania pracy zdalnej. Oględzin miejsca wypadku dokonuje się po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej, w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika, w przypadku gdy pracownik ze względu na stan zdrowia nie jest w stanie uzgodnić tego terminu, i członków zespołu powypadkowego.

Ustawodawca wprost stwierdza, że w przypadku pracy zdalnej pracodawca jest zwolniony m.in. z obowiązku powołania koordynatora, organizowania stanowiska pracy, dbania o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń, zachowania standardu pomieszczeń, zapewnienia urządzeń higieniczno-sanitarnych i środków higieny osobistej.

Dodatkowo szkolenie wstępne w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy osoby przyjmowanej do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe może być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Sprawdź kurs online BHP dla pracowników administracyjno-biurowych

Ocena ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną

Każdy zakład pracy, który pracę zdalną wprowadził, powinien pamiętać o przygotowaniu i aktualizacji oceny ryzyka zawodowego. W pracy zdalnej narażone są: wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i wiele innych obszarów ludzkiego ciała.

Na podstawie wyników oceny ryzyka zawodowego pracodawca ma obowiązek opracować informację zawierającą:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Czynności niedozwolone przy pracy zdalnej

Praca zdalna, zwłaszcza w kontekście pandemii COVID-19, stała się popularną formą zatrudnienia. Chociaż umożliwia ona większą elastyczność i niezależność, to nadal obowiązują pewne zasady i regulacje dotyczące pracy zdalnej. Oto kilka przykładów czynności niedozwolonych przy pracy zdalnej:

• Oszustwo i nieuczciwość: Osoby pracujące zdalnie nie powinny angażować się w żadne formy oszustwa, np. oszukiwanie klientów, podawanie fałszywych informacji czy naruszanie zasad etyki zawodowej.
• Nieobecność bez zgody: Praca zdalna nie oznacza, że można sobie pozwolić na nieobecność w pracy bez uprzedniej zgody przełożonego. Wszelkie planowane nieobecności powinny być zgłaszane i uzgodnione z odpowiednimi osobami.
• Nadużywanie czasu pracy: Praca zdalna wymaga dyscypliny i samoorganizacji. Pracownicy nie powinni nadużywać czasu pracy na prywatne sprawy, jak surfowanie po internecie, granie w gry czy oglądanie filmów.
• Praca bez odpowiednich narzędzi i zabezpieczeń: Pracodawcy często zapewniają pracownikom zdalnym odpowiednie narzędzia i oprogramowanie do wykonywania ich obowiązków. Wykorzystywanie niezatwierdzonych lub pirackich narzędzi jest niezgodne z prawem i regulacjami.
• Naruszanie poufności i prywatności: Pracownicy zdalni mają obowiązek przestrzegania polityki prywatności i poufności danych swojej organizacji. Ujawnianie poufnych informacji lub dostęp do nich przez osoby nieuprawnione jest niedozwolone i może narazić na odpowiedzialność prawną.Dowiedz się więcej z artykułu Kto odpowiada za stan BHP w zakładzie pracy?