Prowadzenie samochodu służbowego jest nieodłącznym elementem wielu zawodów. Jednak kwestia, kto ma prawo prowadzić pojazd służbowy, nie jest jednoznaczna i zależy od różnych czynników, takich jak przepisy prawa, polityka firmy oraz rodzaj pracy.

Jakie dokumenty musi posiadać kierowca?

Podstawowym uprawnieniem do prowadzenia samochodu służbowego jest oczywiście prawo jazdy. Typ prawa jazdy, który jest wymagany, może się różnić w zależności od kraju i rodzaju pojazdu. W Polsce, do prowadzenia większości samochodów osobowych wymagane jest prawo jazdy kategorii B, ale do prowadzenia ciężarówek lub autobusów konieczne jest inne uprawnienie. Co więcej, pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego, które potwierdza brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku i w określonych warunkach. Lekarz medycyny pracy mając na uwadze konieczność prowadzenia pojazdu przez pracownika, zazwyczaj skieruje go na badania okulistyczne i psychologiczne. Co ciekawe, zasady te obowiązują nie tylko pracowników zatrudnionych na etatach, lecz także na podstawie umów zlecenia czy o dzieło.

Dowodu rejestracyjnego aktualnie nie trzeba mieć przy sobie, natomiast do niedawna było to wymagane. Najlepiej też zabrać go ze sobą w delegację za granice. Kolejną kwestią jest polityka firmy. Niektóre przedsiębiorstwa mogą wymagać np. przejścia wewnętrznego szkolenia, czy podpisania specjalnego protokołu użyczenia samochodu służbowego, stosuje się też stosowne upoważnienie.

Podstawa Prawna

Pracownik kierujący samochodem, którego waga wynosi maksymalnie 3,5 tony i pojazd umożliwia przewiezienie do 9 osób łącznie z kierowcą, nie podlega przepisom ustawy o transporcie drogowym, a jedynie tym, określonym w Kodeksie pracy.

Czy podróże prywatne powinny być pokrywane z własnej kieszeni pracownika?

Co do ogólnej zasady – tak, pracownik powinien używać samochodu służbowego w godzinach pracy i w ramach obowiązków służbowych, w zakres czego nie wchodzą na przykład zakupy spożywcze czy odbieranie dzieci ze szkoły. Wykorzystanie firmowego auta do celów prywatnych jest możliwe tylko, jeśli samochód jest uznawany za dodatkowy benefit i pracodawca zgadza się na jego użytkowanie poza godzinami pracy. Należy wtedy wspólnie uzgodnić, kto pokrywa wydatki związane z paliwem. Trzeba tutaj również pamiętać o podatkach – jeśli zamierzasz używać samochodu służbowego do celów prywatnych, używanie auta jest traktowane jako przychód pracownika. Należy go wyliczyć na podstawie cen rynkowych za użyczenie pojazdu o podobnych parametrach. Taka kwota zostanie dopisana do zeznania PIT pracownika, a jego przychód zostanie pomniejszony o zaliczkę na ten podatek.

Od 2022 roku, czyli momentu wprowadzenia Nowego Ładu zmienił się sposób rozliczania samochodów służbowych wykorzystywanych do celów prywatnych. Obecnie wysokość ryczałtu zależy od mocy silnika:

• 250 zł miesięcznie – samochody elektryczne i wodorowe, a także inne samochody o mocy mniejszej niż 60 kW;
• 400 zł miesięcznie – inne samochody o mocy większej niż 60 kW.

Samochód służbowy nie powinien być wykorzystywany wbrew woli przełożonego.

Samochód służbowy do celów prywatnych a wysokość składki ZUS

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca ma obowiązek naliczyć składkę ubezpieczeniową ZUS od wartości przychodu z tytułu korzystania ze służbowego samochodu. Kluczowe znaczenie ma jednak to, by świadczenie było zsumowane z innymi przychodami, jakie w tym czasie osiągnął pracownik u tego samego pracodawcy. Na tej podstawie możliwe będzie dokładne określenie wymiaru składek ZUS.

Warto podkreślić, że jeśli pracownik korzysta z samochodu firmowego do celów prywatnych, to nie obowiązuje wówczas §3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Zamiast tego pracodawca jest zobowiązany do wyliczenia nieodpłatnego świadczenia, które przysługuje zatrudnionej osobie z tytułu wykorzystywanie samochodu firmowego do celów prywatnych. Do otrzymanej kwoty należy dodać pozostałe przychody osiągniętych w danym miesiącu. Następnie wyliczona może być składka ZUS, którą trzeba podzielić na dwie części – tę, którą pokrywa pracownik i tę, za którą zapłaci pracodawca.

Kto pokrywa koszty używania samochodu do celów służbowych?

Jeśli samochód przeznaczony jest do wykonywania obowiązków służbowych, jego koszty pokrywa pracodawca lub zwraca pracownikowi pieniądze wydane na paliwo. Pracownikowi, który używa w celach służbowych samochodu osobowego niebędącego własnością firmy, przysługują od pracodawcy należności stanowiące zwrot poniesionych kosztów. W ramach zapewnienia bezpieczeństwa pracownikowi pracodawca musi zadbać o przeglądy techniczne auta oraz jego sprawne i kompletne wyposażenie.

Jakie koszty użytkowania pojazdu służbowego pokrywa pracodawca?

W sytuacji, gdy pracodawca przekazał pracownikowi samochód służbowy do użytku prywatnego, to i tak nie jest zwolniony z pokrycia kosztów eksploatacyjnych. Przede wszystkim dotyczy to:

• zakupu paliwa – podczas korzystania z pojazdu w celach służbowych (jeśli pracownik pokrywa koszty zakupu paliwa, to pracodawca jest zobowiązany do pomniejszenia ryczałtu o kwotę poniesionych wydatków);
• badań technicznych;
• pokrywania kosztów bieżących napraw;
• wymiany oleju i innych tzw. płynów eksploatacyjnych;
• opłat za przejazdy autostradami;
• zakupu części, które zużywają się podczas standardowego użytkowania pojazdu.

Powierzenie auta służbowego a odpowiedzialność

Pracownik, któremu powierzono samochód, musi przestrzegać zasad użytkowania, które opisane są w regulaminie użytkowania samochodów służbowych w firmie. Pracodawca ma obowiązek wykupienia polisy i utrzymania właściwego stanu technicznego – mowa tu o przeglądach, wymianie opon, naprawach. Pracowni natomiast powinien właściwie eksploatować pojazd. Zaniechania – na przykład jazda bez oleju silnikowego, może zostać uznana za celowe niszczenie pojazdu.

Kto może jechać samochodem służbowym?

Co do zasady, samochód powinna prowadzić tylko ta osoba, która ma na niego podpisaną umowę. Zdarza się jednak wymienianie samochodów pomiędzy współpracownikami, czy użyczanie osobie trzeciej – na przykład członkowi rodziny poza godzinami pracy. W przypadku kolizji czy mandatów za przekroczenie prędkości może to być bardzo problematyczne.

Przedstawiciele handlowi

To grupa zawodowa, która najczęściej korzysta z samochodu firmowego. W związku z tym przygotowaliśmy dla nich dedykowanie szkolenie okresowe BHP – Szkolenie okresowe BHP online dla przedstawicieli handlowych. Niezależnie jednak od stanowiska pracy, pamiętaj o szkoleniach BHP dla swoich pracowników. Więcej dowiesz się z artykułu rodzaje szkoleń BHP.

Podsumowując, jeśli zamierzasz zatrudnić pracownika, który będzie prowadzić samochód służbowy, to sprawdź, czy posiada wymagane uprawnienia, a następnie zacznij od lekarza medycyny pracy, obowiązkowego szkolenia BHP i zapoznania pracownika z regulaminem. Pamiętaj też, że osoby kierujące samochodem służbowym obowiązują takie same przepisy dotyczące BHP, jak innych pracowników. Dlatego pierwszego dnia pracy należy przeprowadzić szkolenie wstępne, a w następnej kolejności szkolenie okresowe.